Planejamento de Eventos: Descubra os principais erros e veja como evitá-los

Como especialistas em planejamento de eventos inesquecíveis, sabemos que uma entrega de sucesso exige muito mais do que criatividade e boa vontade.

Para a organização de uma produção impecável, é necessário realizar um estudo estratégico se quisermos garantir que tudo corra conforme o esperado e obtermos resultados positivos deste evento.

No entanto, é comum que, em meio à correria e aos inúmeros detalhes a serem considerados, alguns erros determinantes acabem passando despercebidos.

Pensando nisso, preparamos um guia completo para apresentar os erros mais comuns no planejamento de eventos e as melhores soluções para evitá-los.

Vamos lá?

1. Falta de planejamento detalhado

O planejamento é a base de qualquer evento de sucesso. Sem um cronograma detalhado, com a definição clara de objetivos, orçamentos precisos e checklist completa de tarefas, imprevistos e problemas são quase inevitáveis.

Como evitar:

• Crie um cronograma realista: Defina datas limites para cada etapa do planejamento, desde a escolha do local até a divulgação do evento.

• Estabeleça metas e objetivos: O que você deseja alcançar com seu evento? Posicionamento de marca, aumento de vendas, fidelização de clientes? Tenha seus objetivos em mente para direcionar as ações.

• Elabore um orçamento detalhado: Liste todas as despesas, desde a locação do local até brindes para os convidados. Inclua uma reserva para imprevistos.

• Crie um checklist completa: Inclua todas as tarefas a serem realizadas, desde a contratação de fornecedores até a logística do dia do evento.
  

2. Não estudar o público de interesse

Organizar um evento sem conhecer a fundo sua audiência é como tentar achar uma agulha no palheiro. As chances de não ser assertivo são altíssimas.

É fundamental entender as necessidades, interesses e expectativas dos seus convidados para oferecer uma experiência relevante e engajadora.

Como evitar:

• Defina seu público de interesse: Quem você deseja alcançar com seu evento? Qual a idade, profissão, localização e interesses desse público?

• Analise as redes sociais: Monitore as conversas e engajamento do seu público nas redes sociais para identificar tendências e interesses.

• Crie personas: Desenvolva perfis detalhados do seu público para ter uma visão mais completa de suas características e necessidades.
  

3. Subestimar a importância da divulgação

Mesmo que você tenha organizado um evento impecável, de nada adianta se ninguém souber dele. A divulgação faz parte da estratégia para atrair espectadores e garantir o sucesso do seu evento.

Como evitar:

• Crie um plano de comunicação: Defina os canais de comunicação que você utilizará para divulgar seu evento, como redes sociais, e-mail marketing, releases para a imprensa e anúncios online.

• Produza conteúdo de qualidade: Crie posts, vídeos e outros materiais informativos e atrativos para despertar o interesse do público.

• Utilize as ferramentas certas: Utilize plataformas de gerenciamento de redes sociais, ferramentas de e-mail marketing e outras ferramentas para otimizar sua divulgação.

• Monitore os resultados: Acompanhe o desempenho das suas campanhas de divulgação e faça ajustes conforme necessário.
  

4. Não acompanhar a produção

A produção é a espinha dorsal do seu evento. É ela que garante que tudo funcione perfeitamente, desde a montagem do estande até a execução das ações promocionais e de ativação.

Negligenciar essa área pode gerar transtornos, atrasos e frustração para todos os envolvidos.

Como evitar:

• Contrate fornecedores experientes: Escolha fornecedores com boa reputação no mercado e experiência na organização de eventos semelhantes ao seu.

• Elabore um plano logístico detalhado: Defina o que precisa ser feito, quem é responsável por cada tarefa e quando cada tarefa deve ser concluída.

• Comunique-se com os parceiros: Mantenha uma comunicação clara e constante com seus parceiros para garantir que todos estejam alinhados e trabalhando em conjunto.

• Tenha um plano B: Esteja preparado para imprevistos, como atrasos de fornecedores ou problemas técnicos.
  

5. Esquecer da avaliação pós-evento

O evento acabou, mas seu trabalho ainda não. A avaliação pós-evento é fundamental para identificar o que deu certo e o que pode ser melhorado.

Como evitar:

• Coletar feedback: Faça pesquisas de satisfação para os convidados, entreviste os palestrantes e fornecedores e analise as conversas nas redes sociais.

• Identificar pontos fortes e fracos: Analise os resultados da avaliação para identificar o que deu certo e o que precisa ser melhorado em futuros eventos.
  

Seguindo estas dicas, você estará no caminho certo para organizar um evento de sucesso!

A Bench está aqui para te ajudar a cada passo do caminho, desde o planejamento estratégico até a execução impecável.

Entre em contato para receber uma consultoria gratuita para o planejamento do seu evento!